메일 작성 꿀팁🐣 (첫 입사 후배님들 보세요~)

처음 회사에 입사해서 메일을 작성할 때, 많은 분들이 '이렇게 쓰면 괜찮을까?' 하는 고민을 하셨을 거예요. 

저도 그랬답니다. 특히 조금 늦게 입사해서 선배님들께 "메일 작성 방법 좀 알려주세요"라고 묻기가 조금 민망하더라고요.

처음에는 메일 한 통 작성하는 데도 많은 시간이 걸렸어요. 

특히 직장 내 상사분들께 보내는 메일은 더 신경을 쓰게 되더라고요. 부장님이나 이사님 같은 분들께 보내는 메일은 단순한 글 이상의 의미를 지닐 수 있기 때문에, 외부로 나가는 메일이 아니더라도 더욱 신경을 쓰게 되는 것 같아요.

후배님들께서도 메일 작성에 고민이 있으실 텐데, 이런 부분이 조금이나마 도움이 되길 바랍니다. 

센스 있게 메일 작성하는 방법을 함께 배워가요! 😊

 

📎 첨부파일 체크
이메일을 보내기 전에 첨부파일이 제대로 첨부되었는지 꼭 확인해요. (정말 실수가 많이 나오는 대목)

첨부파일을 깜빡하거나 잘못된 파일을 첨부하는 실수를 방지할 수 있어요.

📨 참조(CC) 및 숨은 참조(BCC)
참조(CC)와 숨은 참조(BCC) 를 빠뜨리지 않고 넣었는지 확인해요.

내가 메일에 저장해 놓은 이름이 상대방에게 보일 수 있기에, 참조하기 전에 명칭을 한번 더 확인하면 좋아요~!

📅 중요 날짜와 시간 확인
이메일에 기재된 날짜와 시간이 정확한지 확인해요.

RSVP 메일처럼 회신을 받아야하는 메일 내용에는 데드라인 날짜나 중요부분에 형광펜이나 볼드체로 강조하면 좋아요.

 

📝 맞춤법과 문법 점검
이메일 발송 전에 맞춤법과 문법을 철저히 점검해요.

저는 영문 메일을 발송할 때는 필수적으로 문법 검사를 하고 있어요! 

Grammarly 같은 사이트를 추천해요~ 👍 

✒️ 이메일 서명 확인
서명이 없다면, 서명먼저 만들어서 저장을 하고 사용해요~ 공식적인 메일을 주고 받을 때는 서명은 필수!

🔍  미리보기 및 테스트 발송
이메일을 발송하기 전에 미리보기 기능을 통해 전체 이메일을 검토해요.

중요 이메일은 테스트 발송을 통해 문제가 없는지 확인하는 것도 좋은 방법이에요.

저는 특히나, 연사분들에게 메일을 보낼 때는 꼭 미리 테스트 메일을 발송해서 어떻게 보이는지 확인했어요.

✅ 재확인 및 최종 점검
마지막으로, 이메일의 모든 요소를 다시 한번 재확인하세요. 처음 작성할 때 놓쳤던 부분이 있을 수 있으니, 몇 분만 더 투자해서 실수를 줄여보세요!

 

Tip: Chat GPT에게 상황을 설명하고 메일 본문 작성을 부탁해보세요! (챗지피티도 우리들의 믿음직한 선배님이에요~ 🤞)

 

 

이 가이드를 참고하여 더 프로페셔널한 이메일을 발송하세요! 💪✨